W większości, nie jesteśmy nawet świadomi tego, jak bardzo zaawansowane technologie powstają obecnie w centrach badawczych, a za kilka lat możemy być naprawdę zaskoczeni tym, co pojawi się na rynku ogólnodostępnych sprzętów elektronicznych. Jeszcze kilkanaście lat temu, nikt nie spodziewał się tego, że ekspansja Internetu urośnie na tak dużą skalę, a przy tym opanuje on większość sfer naszego życia – zarówno tą prywatną, jak i zawodową. Mimo tego, że już same rozmowy telefoniczne zrewolucjonizowały komunikację międzyludzką oraz doprowadziły do jeszcze szybszego procesu globalizacji, aktualnie popularne wideorozmowy są czymś, co wprowadzają niemniejszą rewolucję na wielu płaszczyznach. Naszym zadaniem jest tylko odkrywanie zalet tego rozwiązania i czerpanie korzyści na tyle, na ile tylko się da.
Bez względu na to, czy jest to klasyczna, prywatna wideorozmowa, czy też wieloosobowa wideokonferencja, wyróżniamy szereg korzyści, jakie pojawiają się podczas wykorzystania tej technologii. Dla wielu wciąż jest to przestrzeń do zagospodarowania, jednak i tak wzrasta świadomość na temat zalet, z jakimi mogą spotkać się użytkownicy wideokonferencji. Odpowiednie zapoznanie się z nimi to najlepsza szansa na to, aby wiedzieć w jaki sposób wykorzystać je w swojej pracy.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Nie da się ukryć, że wideokonferencję pozwalają nam na to, aby zaoszczędzić wiele środków, które przeznacza się na spotkania w cztery oczy. Warto zauważyć, że niektóre spotkania biznesowe odbywają się poza miastem, w którym znajduje się siedziba firmy, a bywa nawet, że konieczny jest wyjazd poza granice kraju, jeśli firma prowadzi swoją działalność na całym kontynencie, albo i na całym świecie.
W takiej sytuacji, mamy do czynienia z bardzo wysokimi kosztami dotyczącymi delegacyjnych diet. Konieczne jest opłacenie biletów lotniczych, wyżywienia oraz zakwaterowania, przez co jedno spotkanie może kosztować nas naprawdę krocie. Wideokonferencja odbywa się za pośrednictwem Internetu, za który i tak zapewne płacimy, a jednorazowy koszt na specjalne systemy oraz urządzenia zwróci się bardzo szybko, szczególnie jeśli tego typu spotkania organizowane są bardzo często.
Nie możemy w tym wszystkim zapominać o kwestii czasu, którego i tak zawsze nam brakuje. Brak wymogu dalekiej podróży, organizowania konferencji w cztery oczy itd. sprawia, że zyskujemy zatem nie tylko pieniądze, ale i nie mniej cenny czas, który możemy wówczas przeznaczyć na inne, równie ważne obowiązki.
Skuteczniejsza komunikacja
Rozmowy telefoniczne nie są aktualnie najskuteczniejszą i najwygodniejszą formą porozumiewania się. Słusznie uznaje się, że praktycznie nic nie jest w stanie zastąpić standardowej rozmowy w cztery oczy, aczkolwiek wideokonferencja jest na pewno alternatywą, którą warto wziąć pod uwagę i to z kilku ważnym powodów.
Rozmowa w ten sposób umożliwia nam bowiem lepsze zrozumienie naszego rozmówcy, gdyż w odróżnieniu od klasycznego komunikowania się przez telefon, odbieramy tutaj bodźce dwoma zmysłami. Co to oznacza? Chociażby to, że będziemy w stanie odczytywać gesty, mowę ciała i wszystko inne co dzieje się miedzy słowami. Obserwacja reakcji na nasze słowa jest równie ważna, jak dokładne słuchanie oraz udzielanie rzeczowych odpowiedzi na zadawane nam pytania. Nie można o tym zapominać, jeśli zależy nam na skutecznej komunikacji, która jest jakby nie spojrzeć kluczowa, kiedy mowa o bezproblemowej i pełnej sukcesów współpracy. Wysokiej jakości system wideokonferencyjny to koszt, który powinien być wliczony w to, co uda się nam uzyskać poprzez tę inwestycję, a jak łatwo zauważyć, jest to naprawdę sporo.
Przełamywanie barier i ograniczeń
Praca zdalna jest czymś naturalnym w dzisiejszych czasach, a z pomocą wideokonferencji unikniemy problemu komunikacyjnego z pracownikami, którzy stacjonują w innych miastach. Co więcej, złamiemy przy tym też barierę dotyczącą odległości, jaka dzieli nas z rynkami pracowników z innych miast, a nawet i krajów.
