Podpis elektroniczny działa w urzędzie - prywatnie już nie przejdzie

Ministerstwo Cyfryzacji przypomina, że dokument elektroniczny można podpisać profilem zaufanym, e-dowodem albo certyfikatem kwalifikowanym, ale samo złożenie podpisu nie oznacza jeszcze wysłania dokumentu. Usługa pozwala też sprawdzić, kto podpisał plik i czy podpis jest ważny. Jednorazowo da się obsłużyć do 5 plików o łącznym rozmiarze do 25 MB.

Usługa podpis.gov.pl ma działać prosto: plik trzeba mieć zapisany na urządzeniu jako pojedynczy dokument, a jego format musi należeć do listy dopuszczonej przez system. W praktyce chodzi nie tylko o klasyczne pliki tekstowe i PDF-y, ale też o dokumenty urzędowe, arkusze, prezentacje, obrazy, pliki audio, wideo, archiwa i wybrane formaty techniczne. Ministerstwo Cyfryzacji podaje też, że usługą da się podpisać lub sprawdzić jednocześnie maksymalnie 5 plików, o ile razem nie przekroczą 25 MB.

“Samo podpisanie dokumentów - również sprawozdań finansowych - nie oznacza, że zostały one złożone”

To ważny szczegół, bo właśnie na tym potykają się użytkownicy. Podpis zaufany wymaga ważnego profilu zaufanego. Podpis osobisty wymaga e-dowodu, kodu PIN i potwierdzenia tożsamości przez aplikację eDO App albo czytnik NFC. Podpis kwalifikowany z kolei wymaga certyfikatu kwalifikowanego, czytnika karty i aplikacji Podpis GOV. W tej samej usłudze można też sprawdzić, czy podpisy na dokumencie są poprawne, a przy plikach .xml odczytać ukrytą treść dokumentu.

Jak podaje Ministerstwo Cyfryzacji, taki podpis ma zastosowanie w sprawach urzędowych, w kontakcie z administracją publiczną i w przypadkach wskazanych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. W sprawach prywatnych, na przykład na umowach i aneksach z firmą prywatną albo inną osobą, podpis nie będzie uznawany przez sądy w trakcie postępowania karnego. W źródle pojawia się też odniesienie do Kodeksu cywilnego.

Ministerstwo przypomina również o sprawozdaniach finansowych. Od 2020 r. nie trafiają już do urzędów skarbowych. Podpisany dokument trzeba wysłać do KRS albo do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zależnie od sytuacji podmiotu. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do rejestru KRS dokument trafia do Repozytorium Dokumentów Finansowych, a gdy podmiot nie widnieje w tym rejestrze, sprawozdanie wysyła się do Szefa KAS po wcześniejszym przygotowaniu pliku .xml i nadaniu mu odpowiedniego podpisu.

To usługa wygodna, ale bezlitosna dla pomyłek - jeden błędnie podpisany albo źle wysłany plik może zatrzymać całą sprawę, choć na ekranie wszystko wygląda na gotowe.

na podstawie: Straż Pożarna Ostrów Wielkopolski.